Este tutorial te ayuda a mejorar tu productividad a través de una habilidad sencilla de automatización. El correo sigue siendo el medio oficial, pero cuando llega algo verdaderamente importante, depender de que alguien revise su bandeja de entrada es un riesgo.
La realidad es que, en el trabajo diario, la atención de tu equipo está enfocada en Teams, que es el lugar óptimo para cualquier aviso. Por eso, en lugar de que el mensaje crítico se pierda, vamos a enviarlo directo al canal de Teams. Así, todo el grupo de personas se entera al instante, evita la pérdida de tiempo y puede pasar directamente a crear soluciones. ¡Es usar la tecnología para enfocarnos mejor!
🎯 Lo que necesitas
Para poner esto en marcha, solo requieres:
- Tu cuenta de Microsoft 365 / Office 365 (donde están Power Automate, Outlook y Teams).
- Tener acceso a Power Automate.
1. Arrancando la automatización
Aquí definimos qué evento es el que va a encender la automatización de alerta.
Paso 1: Crea un flujo nuevo y dale un nombre
- Entra a Power Automate (
make.powerautomate.com). - Ve a «Crear».
- Elige la opción «Flujo de nube automatizado».
- Se abrirá una ventana, y le vamos a dar click a «Omitir»
- Ponle un nombre claro que te sirva de referencia, como: «Alerta de correo a Teams».
Paso 2: Elige el disparador (Trigger)
El disparador es el punto de partida del flujo.
- Busca y selecciona:«Cuando llega un nuevo correo electrónico (V3)» (Conector: Office 365 Outlook).
Este será el trigger que te servirá cuando quieres que un flujo se active con la llegada de un correo. Para ello, Power Automate te pedirá otorgarle permisos para que pueda acceder a tu correo electrónico. Esto es indispensable para que el flujo funcione.
Paso 3: Coloca las condiciones exactas
No queremos que la automatización te avise por cada correo que te llega, así que debemos indicar por qué correos queremos que nos avise. Así que al seleccionarel trigger, se abrirá una ventana con opciones.
- Abrimos el desplegable de «Opciones avanzadas» (Advanced Parameters) y tendremos distintas opciones para filtrar qué correos queremos que disparen este flujo. Debemos seleccionar las que necesitemos.
- Para (To) – Filtrar por a quién o a quienes se le está enviando ese correo
- CC – Filtrar por quién o quienes está copiado en el correo
- Para o CC (To or CC) – Filtrar por quién está copiado o se le está enviando el correo
- De (From) – Filtrar por quién está mandando el correo
- Asunto (Subject Filter) – Filtrar por el asunto del correo
- Dada las selecciones, estas opciones aparecerán debajo. Define las reglas exactas que el correo debe cumplir. Recuerda que la combinación de filtros es la clave de la efectividad. Para este ejemplo elegimos «De» y «Asunto»
- De:
info@regardis.com
- Asunto Filtro: Reporte diario
- De:
Entonces, esta lógica hará que esta automatización se ejecute cuando recibamos correos de info@regardis.com y solo correos que tengan en su asunto «Reporte diario».
2. El aviso instantáneo en Teams
Ya tenemos el correo filtrado. Ahora, la acción: notificar al grupo donde ya están trabajando.
Paso 4: Añade la acción de Teams
- Haz clic en «+ Nuevo paso».
- Busca el conector «Microsoft Teams».
- Elige:«Publicar un mensaje en un chat o un canal» (Post message in a chat or channel).
Paso 5: Diseña la alerta para el grupo
El mensaje debe ser claro, funcional y usar la información del correo para ahorrar tiempo.
- Publicar como: Pon «Bot de Flow» (Los mensajes serán enviados por un Bot).
- Publicar en: Aquí puedes elegir si quieres un «Canal» o un «Chat grupal.
- Canal/Chat Grupal: Selecciona el «Canal» o «Chat Grupal». Te saldrá un desplegable donde puedes seleccionarlo.
- Mensaje: Usa el Contenido dinámico para jalar los datos del correo.
Para agregar el contenido dinámico, dentro del texto debemos dar click en el rayito que aparece a la derecha. Se abrirá una ventana donde puedes seleccionar contenido dinámico del correo, como:
- De
- Para
- Asunto
- Cuerpo
Esto ayuda por si quieres agregar alguno de estos valores dentro del mensaje de alerta en Teams.
3. Listo para usar
Paso 6: Guarda y prueba
- Dale a «Guardar» en la esquina derecha
- Envía un correo que cumpla todas las condiciones que pusiste en el Paso 3.
- Revisa el canal de Teams. Si el mensaje aparece instantáneamente, ¡lo lograste!
Si no puedes enviar un correo que cumpla con todas las condiciones del Paso 3, entonces no te preocupes, solo queda esperar que ocurra naturalmente ese correo. Si por alguna razón no funciona, asegúrate que los filtros estén correctamente configurados.
¡Listo! Acabas de usar automatización para que tu equipo se enfoque en el trabajo valioso, no en la bandeja de entrada. Ya que dominas la base, ¿te gustaría que le agreguemos una función extra, como hacer que el bot mencione automáticamente a las personas específicas que deben revisar esa alerta dentro del canal de Teams?
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